Onboarding bei neuen Tools - So holst du auch skeptische Mitarbeitende ins Boot

Warum neue HR-Tools oft Widerstand auslösen

Die Einführung neuer HR-Software – z.B. für digitale Dienstplanung, Zeiterfassung, Schichtmanagement oder Mitarbeiterkommunikation – bringt fast immer Reaktionen mit sich:

• Unsicherheit („Was, wenn ich das nicht verstehe?“)
• Misstrauen („Wozu das Ganze?“)
• Überforderung („Schon wieder was Neues…“)

Gerade im stressigen Hospitality-Alltag fehlt vielen die Energie für technische Umstellungen. Der Schlüssel: Change Management, das menschlich, klar und unterstützend ist – speziell angepasst auf HR-Prozesse.

Was gutes HR-Change Management leisten muss

Ein gelungener Einführungsprozess im Personalbereich nimmt Ängste ernst, macht den konkreten Nutzen sichtbar und bietet echte Unterstützung bei der Einführung neuer HR-Lösungen.

Erfolgsfaktoren für die Einführung von HR-Software:

• Frühzeitige Kommunikation: Mitarbeitende von Anfang an einbinden
• Transparenz: Warum wird die HR-Software eingeführt? Was ändert sich in der Personalplanung?
• Konkreter Nutzen: Was bringt das Tool dem Einzelnen im Arbeitsalltag?
• Schulungen & Support: Praxisnah, niedrigschwellig, mehrfach wiederholbar
• Feedbackschleifen: Sorgen und Ideen aktiv einholen

Die 5 Phasen der Tool-Einführung praxisnah erklärt

Phase 1: Ankündigen und erklären

• In Teammeetings früh informieren: „Wir führen Tool XY zur digitalen Personalplanung ein – und das ist der Grund.“
• Ängste und Vorurteile offen ansprechen
• Erste Beispiele zeigen: Wie wird der HR-Alltag leichter?

Phase 2: Key-User gewinnen

• Wer hat Lust, die neue HR-Software als Erste*r zu testen?
• Engagierte Teammitglieder als Multiplikatoren einsetzen
• Diese Personen schulen und in HR-Entscheidungen einbinden

Phase 3: Schulung für alle – einfach & praxisnah

• Keine langen PDFs – kurze Sessions mit echten HR-Anwendungsfällen
• Live zeigen: „So trägst du deine Verfügbarkeiten ein“, „So prüfst du deine Arbeitszeiten“
• Aufzeichnung bereitstellen für spätere Nutzung

Phase 4: Erste Nutzung begleiten

• In den ersten Wochen aktiv unterstützen
• Rückfragen beantworten, Unsicherheiten abbauen
• Erfolgserlebnisse teilen („Schaut mal, wie schnell das jetzt geht!“)

Phase 5: Feedback und Anpassung

• Aktive Umfragen oder persönliche Gespräche
• Kritikpunkte ernst nehmen
• Zeigen, was verbessert wurde („Wegen eures Feedbacks haben wir...“)

Beispiel: Einführung von Nesto als HR-Lösung

Die Foodlover Group, Betreiber der Marke Maredo, digitalisierte erfolgreich ihre HR-Prozesse mit Nesto und schöpfte dabei nachhaltigen Nutzen:

• Digitalisierte Prozesse für Dienstplanung, Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung, mobil abrufbar für alle Mitarbeitenden
• Schnellere HR-Prozesse: laut Interview bis zu 30–40% Zeitersparnis im Tagesgeschäft
• Größere Transparenz und Akzeptanz auch bei Excel-gewohnten Kolleg:innen
• Emotional starke Effekte: weniger Rückfragen, mehr Fokus auf Menschen statt Formulare

Take-away: Durch eine begleitete Einführung, niedrigschwellige Schulungen und konsequentes Feedback-Management konnte die Foodlover Group auch skeptische Mitarbeitende überzeugen.

5 Tipps aus der HR-Praxis

• Nutze analoge Kanäle (z.B. schwarzes Brett), nicht nur digitale
• Binde Teamleitungen aktiv ein – sie sind Meinungsbildner in der Personalarbeit
• Formuliere Nutzen konkret: „Du musst deine Schichtwünsche nicht mehr auf Zetteln abgeben.“
• Rechne mit Rückschritten – und plane Zeit für HR-seitige Nachschulungen ein